1. Nhận và bàn giao hồ sơ bệnh án (HSBA), sổ/tài liệu chuyên môn khoa lâm sàng, cận lâm sàng, phòng khám:
- Hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú, hồ sơ khoa Cấp cứu;
- Sổ Biên bản hội chẩn, xuất nhập khoa, thuốc gây nghiện, hướng thần, truyền máu, chẩn đoán hình ảnh, thăm dò chức năng, giấy chứng sinh;
- Nhận tài liệu từ các phòng khám ngoại trú: Giấy nghỉ ốm, các giấy cam đoan;
- Các kết quả xét nghiệm khách hàng chưa nhận từ phòng dịch vụ khách hàng.
2. Kiểm soát chất lượng HSBA:
- Kiểm về thông tin hành chánh;
- Kiểm tra biểu mẫu trong HSBA: đúng mẫu, dán đúng lai;
- Kiểm tra về nội dung ghi chép HSBA đúng quy chế, quy định.
3. Thực hiện đầy đủ quy trình lưu trữ và tiêu hủy HSBA theo quy định BYT:
- Cấp số lưu trữ;
- Trình ban giám đốc ký, chuyển đóng mộc giáp lai hồ sơ;
- Bó hồ sơ theo đúng quy chế Bộ Y Tế;
- Sắp xếp bó hồ sơ lên đúng khu vực đã mã hóa;
- Cung cấp HSBA, tài liệu khi có yêu cầu từ khách hàng, công ty và cơ quan pháp lý;
- Tiêu hủy hồ sơ khi hết hạn lưu trữ theo quy định BYT.
4. Cập nhật các biểu mẫu HSBA, tài liệu:
- Cập nhật kịp thời biểu mẫu của Bộ Y tế/Sở y tế;
- Cập nhật, bổ sung các biểu mẫu, tài liệu đang sử dụng trong bệnh viện;
- Hướng dẫn sử dụng các biểu mẫu cho nhân viên y tế khi được yêu cầu hay khi cập nhật biểu mẫu mới.
5. Báo cáo định kỳ:
- Báo cáo thời gian các khoa trả HSBA về kho lưu trữ;
- Báo cáo chất lượng ghi chép HSBA của các khoa;
- Báo cáo chất lượng 5S.
6. Các công việc khác:
- Thực hiện các tiêu chí 5S: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, và duy trì hằng ngày;
- Kiểm soát các tiêu chí chất lượng thuộc C2 trong 83 tiêu chí;
- Thực hiện những công việc khác khi được phân công của Trưởng phòng/Giám đốc.

1. Trình độ & Kinh nghiệm:
- Trình độ: Cử nhân Điều dưỡng/Cử nhân văn thư lưu trữ/Quản trị hành chánh ;
- Kinh nghiệm: > 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương ;
- Kiến thức: Có hiểu biết quy chế bệnh viện, quy chế hồ sơ bệnh án - BYT ban hành, luật khám chữa bệnh. Có kiến thức về 5S;
- Kỹ năng:
+ Kỹ năng giao tiếp;
+ Kỹ năng linh hoạt trong công việc;
+ Kỹ năng làm việc nhóm;
+ Tin học: Sử dụng thành thạo các phần mềm MS Office;
+ Sử dụng phần mềm quản lý bệnh viện.
2. Yêu cầu khác:
- Tuân thủ các giá trị cốt lõi, các quy tắc ứng xử và quy định xung đột lợi ích của Tập đoàn Y Khoa Hoàn Mỹ và nội quy lao động của bệnh viện;
- Nhiệt tình tham gia các hoạt động cộng đồng do Bệnh viện/Phòng khoa tổ chứcPhối hợp giải quyết công việc với các phòng ban/đồng nghiệp trên tinh thần xây dựng hợp tác, tuyệt đối tránh tình trạng gây mâu thuẫn nội bộ.